Dans un monde en pleine croissance, pouvoir voyager rapidement et facilement est devenu un impératif. Les voyages d’affaires se sont alors révélés comme un levier très important pour la réussite de la stratégie de croissance des entreprises.
Pourtant, il n’est pas toujours facile, quand on débute dans les affaires, de connaître les éléments à prendre en compte pour un voyage professionnel. Pour y arriver, retrouvez sur cette page quelques points essentiels qui vous aideront à mieux organiser vos voyages d’affaires à l’étranger.
Voyage d’affaires : la location d’un jet ou avion privé
Pour un voyage d’affaires, le choix du moyen de transport s’avère crucial. Naturellement, vous aurez le choix entre la voiture, le train, le bateau, l’avion, etc. Mais tous ces moyens ne conviennent pas toujours pour un voyage d’affaires. La raison : ils ne répondent pas tous aux exigences requises en matière de confort et de sécurité.
De plus, la qualité du service des compagnies et les horaires disponibles peuvent être source de stress. Parfois même, ils vous obligeront à vous rendre sur les lieux plus tôt que prévu. Tout dépend en fait des exigences liées à votre voyage d’affaires. Cela dit, il est évident que les voyageurs font des choix en fonction de leur budget.
Par contre, vous devez aller au-delà de ces considérations. Pensez aux résultats recherchés, à la gestion de votre temps, à la sécurité de vos données et à la réduction de votre niveau de stress. Pour avoir plus de souplesse, notamment avec le décalage horaire en cas de long trajet, il est préférable d’opter pour la location d’un jet ou avion privé. Une entreprise de location de ces appareils vous comblera en matière de sécurité , de confidentialité, de coût et de souplesse.
En effet, le jet privé est le moyen de déplacement idéal pour les voyages d’affaires. D’ailleurs, il semble avoir été conçu uniquement à cette fin. De fait, cet appareil offre tout ce qu’il faut pour votre confort et votre sécurité durant le trajet. Il convient donc d’orienter votre choix vers ces types d’appareils qui sont disponibles en location dans les compagnies aériennes privées.
Pour la location d’un jet ou d’un avion privé, des entreprises spécialisées telles que abcorporate-aviation.fr proposent des services pour les voyages d’affaires, les événements privés ou encore les vols personnels. Vous pourrez ainsi voyager sereinement pour tous vos déplacements professionnels.
Mais, au-delà du moyen de transport, il vous faudra planifier votre séjour d’affaires. Voici quelques conseils…
Pensez aux formalités administratives pour le voyage
Une fois les dates de votre séjour confirmées, il vous faudra effectuer les formalités administratives. Essayez déjà de faire la liste de tous les documents dont vous aurez besoin. Voici comment procéder.
Avant tout, assurez-vous d’avoir un passeport valide pour votre projet de voyage. Cela est important, car établir un nouveau passeport pourrait vous prendre un temps considérable. Dans le cadre des déplacements professionnels, il est souvent exigé un passeport dont la validité s’étend sur 6 mois après votre retour.
Ensuite, compte tenu de votre destination, vous serez amené à faire une demande de visa. Les formalités se feront soit à l’ambassade du pays de votre destination, soit à votre destination auprès des services d’immigration du pays.
Dans les deux cas, il vous faudra préparer les documents relatifs à votre projet de voyage. Il s’agit du passeport, la lettre d’autorisation de votre entreprise, l’itinéraire de voyage, etc.
Grâce aux accords de réciprocité, certains pays pourront vous dispenser des documents cités plus haut. Dans ce cas, votre passeport ou un simple visa électronique suffira pour embarquer.
Optez pour la sécurité et la confidentialité lors de votre voyage d’affaires
Ce qui fait la différence entre un voyage loisirs et un voyage d’affaires, c’est que ce dernier demande un plus haut niveau de sécurité et de confidentialité. En effet, il arrive souvent que l’on soit amené à se déplacer avec des documents confidentiels. Dans ce cas, vous risquez de vous compromettre avec votre entreprise ou pire, avec vos concurrents s’il y a absence de sécurité. Il faudrait donc mettre ces données à l’abri de tout piratage ou vol.
Mieux, il n’est pas rare de devoir travailler sur tel ou tel aspect de vos prochaines rencontres commerciales durant le voyage. Si vous voyagez à bord d’un vol long courrier, faites attention à ne pas exposer vos données confidentielles à la vue de tous. En fait, il n’est pas rare, de voir certains hommes d’affaires s’acharner à travailler sur leurs ordinateurs durant ces voyages, ignorant qu’autour d’eux, des yeux parcourent leur écran de travail.
Ainsi, si vous ne voulez pas que vos concurrents ou vos clients potentiels apprennent certaines informations sur votre entreprise, votre moyen de transport doit garantir la sécurité et la confidentialité.
Voyage d’affaires : élaborez votre planning
Commencez par vous informer sur la destination du séjour. Renseignez-vous sur les lieux de référence (rue ou quartier) ou vous aurez rendez-vous ainsi que les personnes que vous allez rencontrer. Préparez-vous de manière à ce que vous parveniez à réaliser votre travail efficacement dans les temps impartis. Vous éviterez ainsi d’effectuer des déplacements inutiles.
Autre astuce de voyage, précisez dans votre agenda tous les rendez-vous prioritaires de votre séjour. Selon les horaires, définissez la liste de vos besoins (la réservation d’un taxi à une heure précise, etc.).
Un point important à ne pas négliger, c’est votre réservation d’hôtel. Privilégiez idéalement les chaînes reconnues pour leur qualité. Autrement, lisez les avis afin de sélectionner un hébergement confortable, calme, sécurisé, et surtout proche de vos points de rendez-vous. Ce lieu devra aussi être idéalement proche de l’aéroport tout en proposant tous les services dont vous aurez besoin (wifi, etc.).
N’attendez pas la dernière minute pour effectuer les réservations, ce qui vous permettra de bénéficier des meilleurs prix et d’horaires flexibles.
Quelques précautions supplémentaires durant votre voyage d’affaires
Plusieurs jours avant votre départ, commencez la préparation de votre valise. En effet, il peut arriver d’oublier des choses importantes en raison du stress lié au voyage. Ainsi, préparez votre costume préféré, un pull, des documents, vos réservations, etc.).
Vous avez néanmoins la possibilité de voyager léger, juste avec une valise cabine. Mais un tel choix vous demandera un travail minutieux, car il va falloir jongler entre vos vêtements, vos documents et autres gadgets. Vous pouvez allier bagages légers et sécurité de vos documents en sauvegardant des copies numériques sur une clé USB ou autres supports.
Désormais, le plus dur est déjà fait. Prenez maintenant le temps de revoir votre itinéraire. Ne vous limitez pas à simplement jeter un coup d’œil à votre feuille de route. Prenez le temps nécessaire pour vous renseigner sur les lieux, les différents trajets pour aller d’un endroit à l’autre ainsi que l’état du trafic…
Le choc culturel peut s’avérer être source de stress pour le succès de votre mission. N’hésitez pas à prendre en amont contact avec des facilitateurs présents sur le terrain. Documentez-vous sur les traditions du pays ainsi que sur le coût de la vie. Vous pouvez ainsi réaliser les derniers ajustements concernant votre budget. De plus, il est nécessaire de penser à emporter de l’argent liquide afin de faire face à tout imprévu une fois sur place.